Nel contesto delle risorse umane, l’onboarding è un processo strategico di orientamento dei nuovi assunti. Lo scopo è quello di favorirne l’inserimento in azienda, aiutandoli a comprenderne la cultura e le dinamiche, per essere produttivi nel minor tempo possibile.
Spesso accade che i collaboratori lascino il posto di lavoro dopo soli pochi mesi: non si sentono a proprio agio, non riescono a integrarsi e a sentirsi valorizzati. Questo crea perdite di tempo e di risorse preziose per l’azienda, vanificando il lavoro di recruiting.
Un processo di onboarding strutturato è il modo più efficace per coltivare un luogo di lavoro in cui i dipendenti si sentano subito apprezzati e coinvolti. In questo modo, è possibile ridurre al minimo sia il tempo necessario affinché i neoassunti siano produttivi nel loro ruolo che il rischio di abbandono di fronte ai primi ostacoli. Ma quanto dovrebbe durare la fase di inserimento dei nuovi assunti e come strutturarla? Ecco qualche strategia utile da mettere subito in pratica.
La durata del processo di onboarding
L’inserimento di un nuovo collaboratore è un processo individuale e delicato. Il neoassunto affronta diverse sfide: dall’apprendimento delle mansioni da svolgere, alla comprensione delle dinamiche organizzative aziendali, fino alla costruzione di relazioni con i colleghi. Uno degli errori più comuni è ritenere che i primi giorni di orientamento siano sufficienti per l’integrazione del personale. In realtà, questa fase è solo una piccola parte delle fasi di inserimento in azienda.
Il processo di onboarding non può esaurirsi in un giorno, o poche settimane, ma dovrebbe durare da un minimo di 3 mesi fino a un anno. Molto dipende anche dal ruolo che il neoassunto ricoprirà e dall’impatto che avrà sulle dinamiche aziendali. Quindi, potrebbe anche essere necessario includere formazione specifica e tutoraggio, per garantire il massimo coinvolgimento del lavoratore.
Nonostante i termini “orientamento” e “onboarding” siano utilizzati in modo intercambiabile, non sono la stessa cosa. L’orientamento avviene durante i primi giorni e settimane di lavoro, mentre l’onboarding è un processo che può avere inizio anche prima dell’inizio del lavoro e concludersi mesi dopo l’assunzione. È quel continuum di accoglienza, responsabilizzazione e valorizzazione dei nuovi dipendenti che si traduce in lavoratori motivati e produttivi.
Le fasi fondamentali dell’inserimento in azienda
La fretta è cattiva consigliera, e anche nel processo di onboarding è necessario saper pianificare una strategia di “accoglienza” che non bruci le tappe. L’inserimento in azienda è cruciale per il futuro del rapporto lavorativo e per il rendimento del neoassunto, quindi nessuna improvvisazione: nessuna fretta. Ecco alcune fasi fondamentali per costruire la tua strategia di onboarding aziendale.
Welcome on board – benvenuto a bordo
Il benvenuto non è solo una formalità. Il processo di onboarding deve iniziare in anticipo rispetto al primo giorno di lavoro. L’accoglienza del nuovo assunto deve lasciare una sensazione positiva, creare empatia e motivazione.
Ecco allora che la telefonata di un manager, oppure di un collega, con cui il nuovo assunto dovrà collaborare, assumono un valore incredibile nell’accrescere motivazione ed entusiasmo. Oppure, un’e-mail di benvenuto inviata qualche giorno prima dell’inizio del lavoro, può trasformarsi in una bussola preziosa per orientare la nuova risorsa e non lasciarla a brancolare nel buio.
L’e-mail può contenere l’agenda della prima giornata in ufficio con le attività pianificate, le informazioni pratiche sulla sede e i contatti di riferimento. Ma anche le policy aziendali e il piano di formazione previsto per il nuovo assunto. Sono mezzi utili per comunicare al lavoratore che l’azienda è pronta ad accoglierlo.
Onboarding: introduzione in azienda e tour guidato
Quando il nuovo collaboratore entra in azienda è importante ribadire una panoramica della missione aziendale e dei valori che la animano. Ma non solo, è necessario presentare gli “attori chiave” in azienda per definire il suo ruolo nel quadro generale. Il primo giorno dovrebbe consentire al dipendente di calarsi nel contesto lavorativo e questa fase deve essere il più personale possibile.
Infine, per familiarizzare con il luogo di lavoro, soprattutto se l’azienda è molto grande, un tour guidato rientra tra le priorità iniziali. Il nuovo dipendente deve essere in grado di potersi muovere autonomamente fin dal primo giorno, senza sentirsi sopraffatto.
Momenti informali per creare empatia
Il lavoro in azienda non dovrebbe sembrare freddo e asettico. Quindi, non trascurare i momenti informali e sfruttali per consentire al nuovo dipendente di relazionarsi con i colleghi e far nascere e crescere buone relazioni.
Un pranzo informale, il primo giorno, così come le pause caffè quotidiane possono essere occasioni ideali per iniziare a far sentire il neoassunto parte dell’azienda. In questa fase, il coinvolgimento di colleghi e management è fondamentale per creare un’atmosfera di lavoro empatica e motivante.
Il buddy per facilitare l’inserimento in azienda e monitorare il neoassunto
Per un processo di onboarding di successo, la figura del buddy è determinante. È una persona di fiducia che l’azienda reputa in grado di trasmettere i valori e la cultura organizzativa. Consente di attuare una forma di mentoring per il nuovo dipendente, come un tutor o, appunto, un mentore.
Il buddy sarà la figura di riferimento a cui il lavoratore potrà affidarsi per chiedere chiarimenti e informazioni. In questo modo, il processo di inserimento in azienda sarà più rapido e senza scossoni. Quindi, oltre a essere competente, il buddy deve avere anche ottime doti relazionali e comunicative.
Obiettivi e formazione per essere allineati dalla fase di onboarding
Oltre agli aspetti legati alle relazioni interpersonali e all’inserimento aziendale, uno step delicato riguarda gli obiettivi da raggiungere durante il periodo di onboarding. Stilare una check-list dettagliata e personalizzata in base alle caratteristiche della persona e alle sue potenzialità renderà più equilibrato e mirato il processo di onboarding aziendale.
La definizione di obiettivi e percorsi formativi personalizzati consentirà al neoassunto di sapere cosa l’azienda si aspetta da lui. Avrà tutti gli strumenti necessari per esprimere al meglio il proprio potenziale e dedicarsi con competenza e sicurezza alle proprie mansioni.
Check di valutazione mensile
Il controllo mensile è infine necessario per verificare l’andamento del processo di onboarding e, se necessario, modificare le strategie operative messe in atto. Inoltre, chiedere al dipendente dei feedback sul processo di inserimento e cogliere le sue sensazioni è fondamentale per garantirne la permanenza in azienda.
Dunque, il ruolo delle risorse umane non si esaurisce con l’assunzione, ma continua monitorando periodicamente il percorso lavorativo dei nuovi assunti con incontri regolari.
La valutazione del personale, non solo nella fase di onboarding, contribuisce alle strategie di crescita dell’azienda. Se vuoi sapere quali sono i parametri che dovresti considerare in questo articolo trovi tutte le informazioni necessarie: Come fare la valutazione del personale e perché è importante.
I vantaggi dell’onboarding aziendale
Il processo di onboarding efficace è una strategia che un’azienda può realizzare con un investimento relativamente contenuto di tempo e denaro. Soprattutto, se consideriamo le possibili conseguenze disastrose dovute al mancato inserimento di un nuovo dipendente.
Se impostato correttamente i vantaggi sono numerosi:
- riduzione dei costi di formazione del personale;
- miglioramento delle performance;
- riduzione del turnover dei dipendenti;
- aumento della produttività;
- accrescimento della retention dei dipendenti.
I consigli che abbiamo visto insieme sono delle linee guida da cui partire per sviluppare il tuo processo di inserimento in azienda. Ma, dovrebbero essere adattate alle esigenze della tua azienda.
L’onboarding è un mezzo potente per migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Questo tuttavia deve nascere in seguito a un processo di ricerca e selezione accurato per individuare i candidati migliori nei ruoli scoperti.
Il lavoro in somministrazione presenta tutte le garanzie necessarie per tutelare l’azienda e i lavoratori nella creazione di un rapporto lavorativo che soddisfi entrambi. Permette di individuare il lavoratore più adatto da inserire in azienda e concede il tempo necessario per valutare la scelta fatta.
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