Picchi di lavoro: come gestirli con la forza lavoro flessibile

Qual è la strategia più efficace per affrontare i picchi di lavoro? Che siano connessi ad attività stagionali o naturale conseguenza di specifiche attività su commessa, le aziende che operano in mercati caratterizzati da periodi di flesso e picchi se lo chiedono spesso. E non sempre la risposta è così banale come potrebbe sembrare.

A seguito della pandemia e dell’incertezza che aleggia sui mercati di tutto il mondo, anche le aziende abituate a situazioni più stabili stanno sperimentando questo tipo di criticità. Improvvise battute d’arresto e repentine riprese costringono a concentrare l’attenzione di manager e imprenditori verso la ricerca di soluzioni ideali per gestire al meglio picchi e flessi con la forza lavoro flessibile.

Le variabili da considerare sono molte. Serve un approccio contestualizzato e su misura delle specifiche necessità. Vediamo quali sono le possibili soluzioni.

2 tipi di picchi di lavoro e come affrontarli

Ogni imprenditore conosce i flussi produttivi del proprio business. Sa quali sono i periodi dell’anno in cui le performance del team aziendale potrebbero essere messe sotto stress. Ma con le fluttuazioni di mercato e i repentini cambiamenti socioeconomici gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo.

Dunque, per affrontare con efficacia le dinamiche di un mercato in continua mutazione, è necessario distinguere tra 2 diversi tipi di picchi di lavoro:

• preventivati – riguardano soprattutto le aziende che operano in settori dove i flussi di lavoro risentono della stagionalità, ma possono coinvolgere anche imprese che offrono servizi business to business, in base alle esigenze di mercato;
• imprevisti – sono dovuti a fattori esterni, non replicabili e soprattutto non preventivati.

Gestire i picchi di lavoro preventivati

Gli imprenditori impegnati in business correlati all’alternarsi delle stagioni, come nel settore Ho.Re.Ca., nella logistica, ecc., sanno cosa aspettarsi. Di conseguenza, è più semplice pianificare e mettere in atto idonee strategie per affrontare le fluttuazioni del flusso di lavoro ed evitare ricadute sulla produttività.

Che si tratti di prodotti o servizi, il picco preventivato può essere affrontato con organizzazione e lungimiranza. Tuttavia, qualche consiglio può essere utile per ottimizzare i processi e contenere i costi:

• strategia organizzativa – quando si avvicina il momento in cui ci si aspetta un picco di lavoro è necessario effettuare delle analisi interne per individuare i settori che necessitano un dispiego di forze maggiore. In questo modo, è possibile organizzarsi per tempo e integrare il personale necessario ad affrontare l’aumento del carico di lavoro;
• ottimizzare il periodo di formazione degli impiegati stagionali – scegliere persone alla loro prima esperienza significa investire del tempo nella formazione, prima che diventino operativi al 100%. Scegliere persone già esperte nei ruoli che ricopriranno, come dei lavoratori in somministrazione, è sempre la soluzione migliore per fronteggiare con successo i picchi di lavoro;
• affidare la fase di recruiting a un’agenzia esperta in somministrazione di lavoro a tempo determinato – hai la certezza di affidarti a lavoratori che si inseriranno rapidamente nel team e saranno pronti subito a fornire il loro supporto per affrontare i picchi di lavoro. Senza dimenticare che riduci al minimo la gestione amministrativa, con il conseguente abbattimento di tempo e costi.

Se conosci le dinamiche del mercato in cui operi, puoi organizzarti per evitare scossoni e strappi finanziari nella gestione del tuo modello di business.

Gestisci i picchi improvvisi con la forza lavoro flessibile

Il discorso cambia quando arrivano picchi di lavoro imprevisti. Non essendoci un margine di tempo per prepararsi all’emergenza produttiva, tutto il team deve mobilitarsi. Ma c’è sempre il rischio di perdere opportunità di guadagno o di minare la fidelizzazione dei clienti.

Dunque, ogni azienda dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di un’emergenza lavorativa imprevista e organizzare, preventivamente, un piano d’azione:

• pianificare una strategia decisionale per individuare chi, in caso di emergenza, prenderà le decisioni e coordinerà i gruppi di lavoro, deciderà se e quanta forza lavoro flessibile sia necessaria e come far fronte all’imprevisto;
• ottimizzare la comunicazione interna per offrire indicazioni chiare e immediate ai lavoratori in somministrazione, affinché possano comprendere subito le loro mansioni e gli obiettivi aziendali;
• fornire documentazione e manuali operativi per spiegare le procedure e le gerarchie all’interno del team, è un passo fondamentale per semplificare il processo di formazione e l’inserimento dei lavoratori;
• analizzare le performance del team durante un picco di lavoro per raccogliere dati utili a individuare problematiche emerse e relative soluzioni, in modo da ottimizzare le strategie aziendali.

Lavoratori in somministrazione per affrontare i picchi di lavoro

Quando arriva un picco di lavoro imprevisto è necessario ricorrere all’assunzione di nuovo personale da affiancare al team già operativo. Anche se si tratta di assunzioni a tempo determinato, l’azienda ha bisogno di dipendenti capaci nelle mansioni a loro assegnate: già competenti, o comunque lavoratori con l’attitudine ad acquisire rapidamente le abilità richieste.



I contratti più adatti a proporre questo tipo di collaborazione sono:

• Somministrazione di lavoro a tempo determinato.
• Monte Ore Garantito (MOG, particolarmente adatto per i lavoratori stagionali).
• Contratto di lavoro intermittente.

L’ufficio risorse umane potrebbe non avere il tempo di intervenire con rapidità per fronteggiare l’emergenza. Trovare personale qualificato non è facile e richiede un investimento di tempo e risorse.

Vale la pena esternalizzare il recruiting e affidarti a esperti del settore. Le agenzie per il lavoro in somministrazione sono la scelta migliore. Selezionano il personale con un profilo lavorativo in linea con le mansioni che stai cercando, in più si occuperanno di tutta la burocrazia relativa all’assunzione.

Il segreto per far fronte ai picchi di lavoro è l’organizzazione

Sia le imprese consapevoli di eventuali picchi di lavoro stagionali che le attività più stabili, sono chiamate a implementare strategie d’azione flessibili. Organizzazione e partner competenti sono la chiave del successo. Per questo motivo dovresti sempre avere:

• una chiara gerarchia decisionale all’interno del team;
• un sistema efficace di raccolta e analisi dei dati che ti consenta di capire qual è il carico massimo che la tua squadra di lavoro può ammortizzare, per agire con tempestività e inserire lavoratori in somministrazione;
• un partner affidabile in ambito recruiting per individuare il personale di cui hai bisogno in caso di picchi di lavoro, anche improvvisi, e ottimizzare i costi della manodopera.

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